OSKARSHAMN

Hur jobbar det kommunägda bostadsbolaget Byggebo med underhållet?

Fredrik Larsen, teknik- och förvaltningschef, och Marcus Kroner, chef för yttre förvaltning och bovärdar, svarar.

ON träffar dem i ett sammanträdesrum på huvudkontoret på Västra Torggatan i Oskarshamn.

– Underhållet har förstås en lång historia – förr i tiden hade man vaktmästare som gick runt och fixade i områdena. Sedan omkring 15 år tillbaka har vi ett IT-stött underhållssystem. Dessförinnan jobbade man med penna och streckkoder, som visade vad man hade gjort. Det fungerade dock inte så bra. Men i dag kan vi exempelvis lägga in information om en stor renovering i vårt underhållssystem. Då kan man ha koll på ett planerat underhåll. Har man inte hundraprocentig koll, ja, då får man bekymmer längre fram. Man lade inte in Kristineberg i ett underhållssystem efter de stora renoveringarna i Kristineberg på 1990-talet. Det fanns inget fungerande system för det då. ”Det är så nytt”, sa man bara under de första åren efter renoveringarna. Jag vill påstå att det var lite feltänkt. Kristineberg lades i stället in i underhållssystemet i efterhand – och där har vi därför en underhållsskuld. Den har vi jobbat jättemycket med. Vi började titta på den 2013 och vi har ganska god koll på den. Det är ingen ursäkt, jag står inte och håller ett försvarstal. Jag vill vara noga med att jag inte svarar på kritik som har framförts mot Byggebo. Jag förklarar hur vi jobbar, säger Fredrik Larsen.

Han berättar om bostadsbolagets underhållsstrategi.

Så här ser den ut:

Byggebos underhållsstrategi

”Vi förvaltar vårt fastighetsbestånd med ett stort ansvar, men vi har också en släpande underhållsskuld. Med nuvarande budget, trots att behovet är betydligt större, måste vi prioritera klokt och jobba strategiskt för att använda varje krona rätt.”

1. Åtgärder som påverkar säkerhet och funktion. ”Ingen får skada sig – och din kyl och frys ska fungera. Är kylen eller frysen trasig, och inte går att reparera, så ska den bytas. Vi byter jättemycket vitvaror just nu”, säger Fredrik Larsen. ”Men först måste hyresgästen göra en felanmälan”, betonar Marcus Kroner.
2. Förhindra att problem uppstår och bevara värdet i fastigheterna. ”Är det hål i taket, ja, då är det färdigt. Gör vi inget åt det, så rinner vatten ner och förstör stora värden”, säger Fredrik Larsen.   
3. Långsiktig underhållsplan. ”Den är jätteviktig. På Gripen har vi lagt upp en underhållsplan. Jag vet att det kommer att kosta så och så mycket pengar om några år. Då är det målning med 13-årsintervall som gäller. Men i början gör vi ett tillståndsbaserat underhåll”, säger Fredrik Larsen.

• Byggebo arbetar utifrån ett underhållssystem där underhållet planeras och uppdateras efter utförda åtgärder.
• För att utveckla Byggebos miljömedvetna arbetssätt utvärderas alltid om det finns möjligheter till återbruk vid projekt, renoveringar och mindre åtgärder. ”Fungerar grejerna? Om ja, släng det inte. Är det gammalt men fungerar och är helt och rent – ja, då ska man kanske inte slänga det. Men går något sönder, så anmäler man det. Går kylen eller frysen sönder, så byter vi. Det vill jag påstå att vi gör i merparten av fallen. Men det blir inte rätt varje gång. Jag vill vara noga med att säga det”, säger Fredrik Larsen.

Förebyggande underhåll (FU)

”Innan ett funktionsfel upptäcks. Underhåll innan något går sönder – det minskar risken för större, akuta skador och höga kostnader.”

• Förutbestämt underhåll • Underhåll utifrån ett bestämt tidsintervall – exempelvis byte av luftfilter. ”Hanteras digitalt i vårt underhållssystem.”
• Tillståndsbaserat underhåll • Fel som upptäcks av personal vid rondering, kontroll, inspektion eller besiktning. Exempelvis undercentraler • Fel som upptäcks via larm från digitala övervakningssystem. ”I Kristineberg har vi bytt alla undercentraler”, konstaterar Fredrik Larsen.
• Planerat underhåll • Att schemalägga i förväg och genomföra underhållsåtgärder för att bevara fastigheternas skick, funktion och värde över tid. Exempelvis tak, fönster, hissar, avlopp och driftsystem.

FU – Besiktningar och myndighetskrav

• ”Vi har ett gediget fastighetssägaransvar och myndighetskrav att följa.”
• Avloppsinventering.”Vi filmar ibland – men det är inget lagkrav”, säger Fredrik Larsen.
• Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) – lagkrav.
• Kontroll av brandluckor – lagkrav.
• El-besiktning – lagkrav.
• Energideklaration – lagkrav. ”Vi har nästan 100 fastigheter, så det kostar ganska mycket pengar om man gör det samtidigt. Men nu tar vi tio fastigheter per år. Det är något som någon kommer hit och gör och det kostar pengar. Detta gör vi inte själva”, säger Fredrik Larsen.
• Kontroll av hissar – lagkrav. ”Besiktningar görs varje år. Ett besiktningsorgan kommer och gör det”, berättar Fredrik Larsen.
• Kyl- och värmepumpmaskiner – lagkrav.
• Besiktning av lekplatser – lagkrav. ”Dem gör vi själva, vi har utbildat folk som gör detta”, säger Fredrik Larsen.
• OVK (obligatorisk ventilationskontroll) – lagkrav. ”Ventilation och sådana saker måste göras rent vart tredje år”, säger Fredrik Larsen.
• Kontroll av portar – lagkrav.
• Kontroll av radon – lagkrav.
• Skyddsrumsbesiktning – lagkrav. ”Det är ju jätteviktigt nu. Vi har gått igenom samtliga skyddsrum, under förra året och i början av det här året, vilket resulterade i att vi måste genomföra åtgärder”, säger Fredrik Larsen.  
• Sotning – lagkrav.  Hänger ihop med OVK.
• Besiktning av sprinklersystem – lagkrav.
• Takinventering (med drönare). ”Det är inget lagkrav. Tidigare gjorde vi detta manuellt – men nu kör vi med drönare två gånger per år. Vi upptäcker ganska många saker på taken. Då kan vi fixa till det innan taket blir skadat och går sönder”, säger Fredrik Larsen. ”Innan drönaren, så köpte vi in den tjänsten. Och då mäktade vi med ungefär fem tak per gång. Nu kör vi 96 tak två gånger per år”, tillägger Marcus Kroner.
• Besiktning av fordonslyft – lagkrav.
• Trycksatta anordningar – lagkrav.
• Tvättmaskinsutrustning i gemensamma tvättstugor. ”Vi får in många klagomål på städningen i tvättstugorna. Vi går igenom tvättmaskinsutrustningen fullt ut en gång om året”, säger Fredrik Larsen, som i sammanhanget betonar att ”hyresgästerna har ett jättestort ansvar när det gäller att felanmäla om det inte fungerar”. ”Det är hyresgästerna som tvättar, det är inte Byggebo som tvättar”, understryker han. ”Och det är viktigt att hyresgästerna städar”, säger Marcus Kroner. ”Ja, det ska vara rent i luddlådan”, säger Fredrik Larsen.
• Undercentraler.

”Om brister framkommer vid dessa kontroller kommer det rendera i olika underhållsåtgärder som vi måste åtgärda. Vi behöver prioritera inom en viss tidsram utifrån bland annat säkerhet och omfattning. Det blir då ett oförutsett underhåll då det inte gick att förutse. Vi vet oftast att kontrollerna kommer rendera i någon form av underhållsåtgärd.”

”Allt detta ligger inlagt i vårt system. Ett sådant upplägg hade man inte innan. Det här är inget hittepå, jag har lärt mig mycket inom området och under min tid på Scania blev det många kurser i ämnet. På Scania jobbade man med underhåll i världsklass. Scania är fantastiskt duktiga på underhåll, men det är produktion och det måste givetvis gå hela tiden”, säger Fredrik Larsen.

Avhjälpande underhåll (AU)

”När ett funktionsfel har uppstått. Vi byter ut eller reparerar när något har gått sönder eller slutat fungera.”

• Akut/felavhjälpande underhåll – Funktionsfel uppstår på fastighet eller utrustning som måste åtgärdas omgående för att upprätthålla rätt funktion. Exempelvis vattenläcka, en hiss som har stannat eller en trasig spis. ”Är det akut, så ska vi åtgärda det inom tre dagar. Vi kan inte komma springandes direkt när det har gått sönder – det går inte. Och är exempelvis hissen trasig, så kan vi kanske inte laga den själva. Då måste vi ta in en entreprenör, som kan det här, som hjälper oss med det. Och säg att din spis går sönder. Antingen går det att laga den, om det är en mindre grej, annars byter vi spisen. Jag vill påstå att vi byter jättemycket – särskilt i Kristineberg och i äldre fastigheter. Sedan ska man vara medveten om att de gamla spisarna var väldigt bra. De höll länge”, säger Fredrik Larsen, som berättar att alla spisbyten läggs in i underhållssystemet. ”Allt som byts läggs in där, så vi har stenkoll. Men det är klart att vi missar saker ibland – det kan bli fel. Det är människor som jobbar med detta.”
• Uppskjutet underhåll – Funktionsfel uppstår på fastighet eller utrustning som inte behöver åtgärdas omgående för att upprätthålla rätt funktion. Man kan planera, budgetera och utföra åtgärden vid ett senare tillfälle. Exempelvis flagnad färg på fasaden – påverkar inte funktionen i fastigheten eller lägenheten. ”Det här har vi läst mycket om i inlägg från Kristineberg. Detta är inget försvarstal – men säg att det handlar om ett garage, ett cykelförråd eller något liknande där ute. Jag säger inte att det är rätt, men vi har en påse pengar att förhålla oss till. Det bästa vore naturligtvis att vi kom dit och målade direkt – men det får i stället vänta lite grand”, säger Fredrik Larsen, som konstaterar att många av bilderna i ON har tagits i området Marieborg i Kristineberg. ”Vi knackar ner grejerna på balkongerna för att det inte ska fara ner. När det gäller Kristineberg, så kanske vi även tittar på taket och frågar oss när det kommer. För funktionen finns ju kvar. Men jag håller med om att det inte ser bra ut – det ser förskräckligt ut. Ska vi reparera just det stället eller ska vi avvakta och se vad som händer? Ska vi ta det ihop med taket, kanske? Då behöver vi bara bygga ställning en gång. Jag säger inte att vi skiter i det, vi vet om det – vi går dit och tittar på hur det ser ut. Vi kan kanske skjuta upp det – men vi kan inte skjuta upp det hur länge som helst. Till slut måste vi ta det, innan det påverkar funktionen för mycket”, säger Fredrik Larsen. ”Ja, vi knackade ju ner på grund av säkerheten, för att det inte ska trilla ner”, inflikar Marcus Kroner.

”Oavsett om det är en akut eller en uppskjuten åtgärd är målet alltid att återställa den ursprungliga funktionen”, kan man läsa i Byggebos underhållssystem.

Driftsystem

• Driftsystemet är fastigheternas hjärta och det är inget som är synligt utåt. ”Det är viktigast i hela huset. Det är det som styr allt – belysning, värme och ventilation. Det kostar jättemycket pengar att hålla igång det”, säger Fredrik Larsen.
• För att digitalisera och framtidssäkra fastigheterna uppgraderar vi styrsystem i alla våra fastigheter.
• Vi väljer en PLC-lösning istället för DUC-lösning som ger oss tryggare driftsäkerhet samt större möjligheter i framtida entreprenader.
• Arbetet kräver stor logistik då uppgradering sker under drift och ska påverka hyresgästerna så lite som möjligt. ”Vi byter inne i centrum just nu”, berättar Fredrik Larsen.

Exempel på hur FU & AU kan leda till projekt och investeringar:

• Under 2024 investerades totalt 34 miljoner kronor i förebyggande och planerat underhåll.
• Här kommer några exempel på hur förebyggande underhåll leder till projekt och investeringar:
• Relining av avloppsrör 2024 för cirka 1,2 miljoner kronor.
• Hissar på Ingenjörsvägen 38-42 byttes ut under 2024 för cirka 3,5 miljoner kronor.
• I underhållsplanen finns planerade fönsterbyten på flera adresser. 2024 genomfördes det i fastigheter på Stengatan 16 och Trädgårdsgatan 13 för cirka 4 miljoner kronor. Under 2025 pågår fönsterbyte på 3 fastigheter: Kikebogatan 6-8, Mäster Palms väg 2 och Södra Långgatan 10-12. Mellan 2022 och 2023 byttes fönster för 24 miljoner kronor i innerstadsfastigheter. ”Det handlade i många fall om fönster med 50 år på nacken”, säger Fredrik Larsen.
• Under 2024 investerades cirka 6 miljoner kronor i nya badrum och nya golv i lägenheter. ”Är golvet trasigt, så ska du ringa till din bovärd och felanmäla det. Men gillar du inte färgen, så kan det vara så att du inte får nytt golv. Funktionen finns ju kvar”, säger Fredrik Larsen. ”Och vissa golv kan vi laga, beroende på vad som är trasigt”, tillägger Marcus Kroner. ”Våra hyresgäster har dessutom en ganska långtgående vårdplikt”, betonar Fredrik Larsen.
• 4 miljoner kronor investerades under 2024 på underhållsmålning i både lägenheter och allmänna utrymmen. ”Vi fick dock ett bekymmer – vi hade en LOU-upphandling (lagen om offentlig upphandling) som blev överklagad. Det hela pågick i cirka två år och vi vann. Men då var det för sent. Det slutade med att vi fick anställa egna målare. Vi ligger efter med ungefär två år när det gäller 13-årsintervallerna. Det ska vi ta igen framöver. Covid-19 påverkade oss också. En del tackar dessutom nej till 13-årsintervallerna”, berättar Fredrik Larsen.
• Två gånger per år inspekteras alla tak med drönare – detta ledde till att taket byttes ut, och balkongerna renoverades, på Stengatan 16 under 2023-2024, vilket kostade 3 miljoner kronor.
• Projekt och investeringar prioriteras alltid utifrån säkerhet och funktion i första hand.

Yttre förvaltning

• Yttre förvaltning omfattar skötsel och underhåll av utemiljön såsom grönytor, planteringar, gångvägar, lekplatser, utomhusbelysning och parkeringsområden. För att säkerställa en trygg, trivsam och välskött miljö året runt, arbetar vi enligt ett årshjul – ett planerat schema som följer säsongernas behov och förutsättningar.
• Att följa årstiderna innebär att vi planerar och genomför underhålls- och skötselinsatser vid rätt tidpunkt – både för att förebygga brister och för att skapa trygga och trivsamma miljöer för boende och besökare. Genom att arbeta systematiskt med återkommande säsongsaktiviteter kan vi använda våra resurser effektivt och säkra kvaliteten över tid.
• Senaste åren har vi exempelvis bytt all stolpbelysning i Kristineberg och innerstan till effektivare LED-belysning – detta har varit positivt utifrån både ett trygghetsskapande och miljövänligt perspektiv.
• Varje år planerar vi för att tvätta målade ytor i vår utomhusmiljö såsom plank, förrådsbyggnader och garage. Detta genomförs till största del sommartid då vi har förstärkning av sommarjobbare. ”De är jätteduktiga”, säger Fredrik Larsen. ”Vi tog även in en entreprenör förra året, som tvättade fasader och gjorde jobb lite högre upp. Sommarjobbare får ju inte köra skylift eller arbeta på hög höjd. Men vi hinner inte med allt på ett år – det kommer successivt”, tillägger Marcus Kroner. ”I sommar ska vi lägga energi på att måla och tvätta i Kristinebergs centrum”, berättar Fredrik Larsen. ”Vi tvättade väldigt mycket förra året, och det kommer att komma mer – men det är pengapåsen som styr”, säger Marcus Kroner.  

Inköp

• Byggebo är anslutna till HBV, som innebär att inköp av byggnadsförnödenheter samordnas för kostnadseffektiva, energisnåla och miljövänliga produkter.
• Ett standardsortiment av produkter och installationsartiklar inom bland annat vitvaror, tvättutrustning, el och belysning har en beslutad standard. Både personal och entreprenörer har god kännedom och kunskap om de komponenter som ska användas vid fel och brister som kan uppstå i fastighetsbeståndet.

ISO-certifiering

• Byggebo är trippelcertifierat enligt ISO-standard för kvalitet, miljö och arbetsmiljö, sedan 2010, och certifikaten är ett kvitto på ordning och reda. Det är vidare en bekräftelse på att det företaget gör är rätt och att det i grunden finns ett systematiskt arbetssätt man arbetar efter.
• En certifiering är en kvalitetsstämpel av ett levande kvalitetsledningsledningssystem som löpande uppdateras för att vara så effektivt som möjligt.
• ISO 9001 Kvalitet
• ISO 14001 Miljö
• ISO 45001 Arbetsmiljö. ”Vi jobbar med ständiga förbättringar”, säger Fredrik Larsen.

Tillgänglighet och service

Hyresgästerna har möjlighet att, oavsett var de befinner sig och oavsett tid på dygnet, lämna in felanmälningar digitalt via ”Mina Sidor” som nås via hemsidan eller via appen.

• Dagtid finns reparatörer tillgängliga för både akuta felanmälningar och inplanerade åtgärder. Felanmälan är öppen via telefon dygnet runt. Efter arbetstid kopplas akuta felanmälningar fram till jourhavande fastighetsreparatör.
• Byggebo finns även tillgängliga på sociala medier och där visar vi vad som händer runtom i beståndet, skickar ut information samt kan hålla en direkt dialog med bostadssökande eller hyresgäster.
• Får vi inte in felanmälningar eller förbättringsförslag så kan vi varken åtgärda det akuta eller planera för en kommande åtgärd – därför är det viktigt för hyresgästerna att kontakta oss om något uppstår i deras boende eller utemiljö.

Kundundersökningssystem

• Byggebo, som har omkring 2 400 lägenheter, använder Livesteps som ett kundundersökningssystem för att löpande följa vad våra hyresgäster tycker om sin lägenhet, om oss som hyresvärd och sin utemiljö. Livesteps hjälper fastighetsägare att planera, dokumentera och följa upp underhållsinsatser på ett systematiskt sätt.
• Via Livesteps får hyresgästerna en gyllene chans att framföra hur nöjda de är i olika frågor. Enkäten går ut via mail eller via post. Utskicken sker automatiskt och spritt över hela beståndet och alla hyresgäster får enkäten en gång per år.
• Flera gånger per år går personalen igenom resultat på de frågor som rör respektive avdelning och diskuterar förbättringsförslag. Vissa frågor ur enkäten används också i Byggebos övergripande måldokument och resultaten följs upp varje år.
• Livesteps är en effektiv kanal där vi kan kategorisera förbättringsförslag som vi i största möjliga mån genomför. Om det leder till en större investering lägger vi in det i underhållsplanen, även om livslängd inte är uppnådd, om det är viktigt för våra hyresgäster. Även här prioriteras ärenden utifrån säkerhet och funktion. ”Golv är den trånga sektorn för oss för närvarande – vi har bara en upphandlad golvleverantör. Det var bara en som lämnade in anbud. Vi kan inte bara plocka vem vi vill, som vi inte har avtal med. Det går inte. Men vi byter väldigt många golv – och vi åtgärdar badrum. Där byter vi även rör ut till stam – så när det är dags för en stor stamrenovering, så är det fixat där”, säger Fredrik Larsen. ”Det blir dessutom mindre påverkan på hyresgästen, när det är dags för stamrenovering. Då är det ju färdigt i lägenheten”, säger Marcus Kroner. ”Det är bra om man skriver sitt namn och berättar vad man tycker är dåligt i lägenheten. Då är det lätt för oss att kolla – för vi kan missa. Vi är inte felfria. Det kan bli fel”, säger Fredrik Larsen. ”Ja, och vi får möjligheten att kontakta hyresgästen i fråga och prata med honom eller henne. Är det anonymt, så vet vi inte vem vi ska kontakta – då blir det förstås svårare för oss att åtgärda vissa grejer”, säger Marcus Kroner.

– Vi får in bra förbättringsförslag från våra hyresgäster. De är våra kunder och de är förstås jätteviktiga för oss, betonar Fredrik Larsen.

”Ibland får man ett nej – och jag kan förstå att man blir besviken då”

Fredrik Larsen, teknik- och förvaltningschef på Byggebo AB i Oskarshamn

Men det räcker inte med att man tycker att ens mattor är slitna för att ni ska vidta en åtgärd?

– Då kommer bovärden ut och tittar – det är ju en bedömningsfråga. Är de slitna eller dåliga? Det är frågan, svarar Fredrik Larsen.

– Eller tycker man att de är slitna? Alla tycker olika, säger Marcus Kroner.

– Ibland får man ett nej – och jag kan förstå att man blir besviken då, säger Fredrik Larsen.

Vissa vitvaror är från 90-talet, då Kristinebergsområdet renoverades…

– Ja, men är det trasigt, så ska det bytas, säger Fredrik Larsen.

– Och hyresgästen måste göra en felanmälan via webben eller telefonen – annars är det svårt för oss att veta att det är trasigt, understryker Marcus Kroner.

”Frivilligkåren gör ett fantastiskt jobb. Tummen upp för dem”

Marcus Kroner, chef för yttre förvaltning och bovärdar på Byggebo

Hur jobbar ni vid hissbyten?

Fredrik Larsen konstaterar att det blir tufft för vissa – framför allt för äldre och barnfamiljer – vid hissbyten.

– Vi har ju bytt några hissar på sistone, Och vi har anlitat en frivilligorganisation, frivilligkåren, som ringer de äldre och hjälper dem att ta sig ut och in. En del blir arga på oss när vi byter hissarna, men vi måste byta dem ibland, säger han.

– Ja, frivilligkåren gör ett fantastiskt jobb. Tummen upp för dem – verkligen, säger Marcus Kroner.

Och omtapetsering och ytskiktsmålning ska genomföras vart 13:e år…

– Ja, och det vore jättebra om alla tar chansen när de får den – för det är inte roligt för oss att gå tillbaka sedan och göra det när någon har flyttat, säger Fredrik Larsen.

Och när ni kommer till takåtgärder, så passar ni på att göra mycket annat också..

– Ja, vi försöker baka ihop så mycket som möjligt, säger Marcus Kroner.

– Ja, det är det jag försöker förmedla. Det som är farligt och som kan leda till att någon skadar sig, ja, det är det som vi åtgärdar först. Jag tycker att vi jobbar ganska bra utifrån förutsättningarna som vi har. Och det är så här man ska jobba, säger Fredrik Larsen.